Bestuursreglement Database LISA

LISA is een database met een ongelofelijke hoeveelheid (persoons)gegevens. Deze (persoons)gegevens zijn niet voor iedereen bestemd. Daarom wordt terughoudend omgegaan met het verstekken van autorisaties om bij die gegevens te komen. Tegelijkertijd is LISA de ruggengraat van de administratieve organisatie van Pinoké. Vele portefeuillehouders werken dagelijks aan ‘de achterkant’ van LISA om de gegevens actueel te houden en kunnen dankzij LISA eenvoudig met elkaar samenwerken.

Iedere LISA-gebruiker heeft een eigen autorisatie om bij ‘de achterkant’ van LISA te komen. De autorisaties zijn niet heel specifiek. Als geautoriseerde in LISA kan men meer doen en zien dan noodzakelijk is voor de taak. Het bestuur acht het noodzakelijk dat iedereen die toegang heeft tot ‘de achterkant’ van LISA werkt volgens richtlijnen, ter bescherming van de privacy van onze leden en vrijwilligers en ter bescherming van de collega-LISA gebruiker.

Bestuursreglement "Database LISA”

Artikel 1 Algemene bepalingen

a. Men dient vertrouwelijk om te gaan met de informatie in LISA, deelt deze informatie niet met anderen en gebruikt de gegevens alleen voor Pinoké-doeleinden.

b. Men gebruikt geen informatie die (nog) niet voor jou bedoeld is, w.o. gegevens over concept-teamindelingen, nieuwe leden en inschrijvingen.

c. Bij overtreding van dit reglement kan de gebruiker aansprakelijk gesteld worden voor de schade.

Artikel 2 Autorisaties

a. Een (tijdelijke) autorisatie kan worden aangevraagd via [email protected]., met een cc naar [email protected]. Daarbij dient te worden vermeld wanneer een bepaalde autorisatie niet meer nodig is.

b. Muteren in LISA doet men alleen voor de eigen portefeuille. Overige mutaties worden doorgegeven aan de collega-LISA gebruiker, ook indien je wel de autorisatie bezit b.v. het plaatsen van nieuwsberichten op de homepage.

c. Het bestuur kan zonder vooraankondiging autorisaties geheel of gedeeltelijk aanpassen of intrekken.

Artikel 3 Email en sms

a.Voor email die men vanuit de functie namens de club verstuurt en ontvangt, wordt het mailadres @pinoke.nl gebruikt.

b.Voor iedere mailing gebruikt men de meest actuele gegevens uit de database.

c.Mailingen van grote omvang gaan altijd via het bestuurssecretariaat, voor kleinere mailingen kan dat ook (vanaf ieder @pinoke emailadres). Hiervoor dient het contact via [email protected] te verlopen.

d.Het versturen van een sms kost geld. Neem daarom eerst contact op met de budgethouder ([email protected]).

Artikel 4 Downloads

a.Met het downloaden van (delen) van de database met daarbij NAW en/of emailgegevens dient zeer terughoudend te worden omgegaan.

b.Dit reglement is ook van toepassing op degenen die een download uit LISA ontvangen.

Bestuursreglement Database LISA, vastgesteld door het Bestuur van Pinoké d.d. 20 januari 2014 en ter kennis gebracht van de Algemene Ledenvergadering op 25 juni 2014.